個人情報保護に関する取扱いについて

1.個人情報の利用目的

• 当社は、次に記載する利用目的のために個人情報を収集します。
• (1) 職員、従事者の人事、労務、健康管理、緊急時の連絡のため
• (2) 採用応募者への連絡、面接、採否決定及び連絡のため
• (3) 会社が受託した委託業務を適正に履行するため
• (4) 労働者派遣法に基づく職員登録のため

2.取得、使用、保管、管理等

• (1) 職員採用に係る個人情報を取得する場合には、必ず利用目的を明示して同意を得るものとします。
  ※当社の採用募集に応募される方で、履歴書等を郵送される方につきましては、
  会社指定様式（PDF） 「採用（面接）に係る個人情報取扱同意確認書」
  に記名・押印して応募いただくか、任意の同意書を同封して郵送して下さい。
  
• (2) 業務遂行上必要な場合で、前記の目的以外に利用する場合は、その目的を改めて明示し、同意を得てから使用します。
• (3) 個人情報等の取扱いにあたっては、第三者に見られたり漏えいしないよう保管・管理するものとし、ハードペーパー等をデータベース化したものについては専用の保管庫で施錠管理します。
  また、パソコン等の電子媒体に保管したものについては、アクセスできる者を限定とし、パスワードを設定して管理します。
• (4) 会社で保管している個人情報等について、契約の解除その他の理由により、保管・管理する必要がなくなった場合は、直ちにその情報が記載された文書等を顧客または本人に返却するか、次の方法によって廃棄もしくは削除します。
  なお、職員並びに従事者の個人情報については、法令の定めによる期間中保管するものとし、その後廃棄、もしくは削除します。
  a.文書類については、裁断（シュレッダー）処理または公共焼却施設における焼却処分
  b.電子媒体については、物理フォーマットまたは破壊処理
  

3.個人情報の第三者提供

• 個人情報等については、次の場合を除いて原則として第三者への提供は行なわないものとします。
• (1) 本人の同意を得ている場合
• (2) 法令の定めに基づく場合
• (3) 人の生命・身体・財産保護のため必要であって、本人の同意を得ることが困難である場合
• (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である時
• (5) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4.業務遂行上における日常の取扱い

• 顧客との受託契約に基づく業務履行場所における個人情報等の日常の取扱いについては、顧客が定めた個人情報等の取扱基準（規定や諸規則）に従って行動します。
  また、《"見ない""聞かない""言わない""触らない"》を原則とし、次の事項については、絶対禁止事項として行動します。
• (1) 業務に関係のない場所、または立入禁止場所への立ち入り
• (2) 顧客職員の机上の文書類やパソコン画面等の覗き込みや無断コピー
• (3) 業務に不要な、顧客職員に関する個人情報の聞き込み
• (4) 明らかに廃棄する情報と判断されるもの（メモや文書）以外の無断廃棄

5.苦情および相談への対応

• 個人情報に係る苦情及び相談については、放置することなく、次のとおり受付けるものとします。
  
• （1）一般社員に係る苦情及び相談については、原則として総務課長が受付けます。
• （2）派遣社員に係る苦情及び相談については、総務課長もしくは派遣元責任者が受付けます。
• （3）受託契約に基づく業務実施中に発生した、顧客に係る個人情報の苦情については、関係する業務部長又は部長代理が受付けるものとし、業務部長又は部長代理が不在の場合は総務課長が受付けます。
  なお、個人情報に関する苦情並びに相談については、受付後、個人情報保護管理責任者が一元的に対応させていただきます。

6. 個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等の申出先

• 個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等に関する申し出をされる場合は、会社指定様式に必要事項を記載して請求をしていただきます。
  会社指定様式（PDF） 「個人情報の開示等請求申出書」
  当社は、この請求を受領した場合には、次のとおり速やかに対応するものとします。
  
• (1) 本人確認について
  来社された方については「運転免許証」「パスポート」等により本人確認をさせていただき、「個人情報の開示等請求申出書」に必要事項を記入していただきます。
  なお、本人以外の方（代理人）については「本人からの委任状」により確認させていただきます。
• (2) 電話による申し出について
  電話によって申し出を受けた場合は、連絡先の電話番号を確認させていただき、当社から掛け直して確認させていただき、必要な手続きについて説明させていただきます。
• (3) ファックスによる申し出について
  ファックスによって申し出を受けた場合は、直ちに「個人情報の開示等請求申出書」を返送しますので、これにより請求していただきます。
• (4) 申し出に対する回答について
  申し出に対する回答については、請求申出書を受領後7日を目処に、対応等を記載して郵送させていただきます。
• (5) 開示等の請求に関する手数料について
  当社においては、開示等の請求に関する手数料は、徴収いたしません。
• (6) 開示等に関する請求窓口
  個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等に関する申し出の窓口については、苦情相談窓口と同じとなっていますので、そちらにご連絡下さい。

  苦情相談窓口
  住所	〒060-0001 札幌市中央区北1条西7丁目3番地　北一条第一生命ビル2F 株式会社 北海道ビル代行
  電話	011-271-0015
  FAX	011-271-7765
  受付時間	8：30～17：30（土・日曜、祝祭日、年末年始を除く）
  個人情報保護管理責任者→取締役
  改訂	2010年10月28日 株式会社 北海道ビル代行